オンライン会議が当たり前となった今、入室と退室のタイミングは意外と重要です。相手に好印象を与えるスマートなマナーを身につけて、デキるビジネスパーソンを目指しましょう。本記事では、適切な入退室タイミング、名前を思い出せない時の対処法など、オンライン会議を円滑に進めるためのヒントをご紹介します。
オンライン会議の入室タイミング：ベストな時間とは？
従来のビジネスシーンでは、訪問時にアポイント時間の数分前に到着するのがマナーとされてきました。しかし、オンライン会議では「5分前集合」のような暗黙のルールは薄れつつあります。相手に負担をかけない、自然な入室タイミングが求められます。
理想的な入室時間
マナー講師の諏内えみ氏によると、アポイント時間の1～2分前に入室するのが理想的とのこと。早すぎると相手に準備の時間を与えず、遅すぎると会議の開始を遅らせてしまう可能性があります。時間ぴったりに入室しようとすると、接続トラブルなどで遅刻してしまうリスクも。余裕を持って1～2分前に接続し、相手を待たせないように心がけましょう。
オンライン会議のイメージ
退室マナー：スマートな退出方法
会議終了後は、全員が退出するまで待つのが基本的なマナーです。ホストが退出した後も、参加者同士で軽く挨拶を交わしてから退出するのが望ましいでしょう。退出時は、チャット機能で「ありがとうございました」など一言添えると、丁寧な印象を与えられます。
相手の名前を思い出せない！：スマートな対処法
「以前お世話になった方なのに、名前が思い出せない…」そんな経験はありませんか？ビジネスシーンではよくある悩みですが、ごまかさずに誠実に対応することが大切です。
思い出せる情報を伝える
諏内氏のおすすめは、思い出せる情報を伝えること。例えば、「セミナーでお会いしましたよね」や「○○の件でお話した方ですよね」など、相手との接点を少しでも伝えれば、相手に「自分のことを覚えていてくれている」という安心感を与えられます。
率先して自己紹介をする
相手から話しかけられた際に、先に自分の名前を名乗るのも効果的です。相手もつられて名前を名乗ってくれる可能性が高まります。また、相手もこちらの名前を忘れていた場合、お互いに助かる状況になります。
ビジネスパーソンとの会話
それでも思い出せない場合は？
どうしても名前が思い出せない場合は、「以前お会いした際に、大変有益なお話を伺いました。申し訳ありませんが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」と丁寧に尋ねましょう。「人の名前を覚えるのが苦手で…」と一言添えると、相手も理解を示してくれるはずです。
まとめ：オンライン会議で好印象を与えるために
オンライン会議でのマナーは、ビジネスにおける重要な要素です。適切な入退室タイミングや、名前を思い出せない時の対処法を身につけることで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを築くことができます。これらのポイントを意識して、スマートなオンライン会議を実現しましょう。
