会食や接待でスマートに会計を済ませるにはどうすればよいか。セクレタリーアドバイザーの渡邉華織さんは「一般的には会食の終盤にさしかかったとき、招待したほうが途中で席を外して支払いを済ませるが、それでは、『あ、今お会計に行っているな』と相手が分かってしまう。支払っているとわからないように支払うには予め準備が必要だ」という――。
※本稿は、渡邉華織『好かれる人のさり気ない気配り100式』(かんき出版)の一部を再編集したものです。
■おもてなし用のメモをつくる
私は誰かをおもてなししたり、イベントを企画したりするときは当日までの一連の流れをイメージして、台本のようなメモをつくるようにしています。自分がプロデューサーや脚本家になりきってパーティーやイベントを構成してみると、少し離れた位置から全体の流れが見えてきます。すると間違いがないし、しておくべきことの抜けやもれもありません。
規模の小さい集まりなら頭の中でイメージするだけですが、参加者が数十人以上のときはパソコンや紙などでメモをつくります。
まずは脚本家になったつもりで、登場人物、つまり参加者一人ひとりのキャラクター、年齢、職業や勤務先などを洗い出します。そして、それぞれの性格や生い立ちやバックグラウンドなどを予習して頭に入れておく。
大勢の方が集まる会で、「このメンバーで仲良くなってほしいな」と思うときは、「このあとは皆さん、自由に連絡をとり合ってください」という意味で、参加者のお勤めの会社や部署などを表にして配ることもあります(もちろん事前に参加者の了承を得たうえです)。場合によってはURLなどを貼って、データでお渡しすることもあります。
■全体の流れを把握しておく
当日、会場では会社名の入った名札をつけてもらうこともあります。なぜならある程度、相手のことがわかっていると話しかけやすいから。例えば結婚式の披露宴で、席札に「新郎友人」などと書いてあると、初対面の人でも「新郎のお友達ですか？ 僕もです」というように話しかけやすいでしょう。そういう効果を狙います。
そして、当日までに用意しておきたいことを箇条書きにします。
・こんな招待状を出す
・こういう演出をするためにしておく準備
・当日、現場で交わす会話の台本やとりたい行動
・緊急時の対応策
・後日のお礼状やその後のフォロー
こんなふうに全体の流れを把握しておくと、落ち着いて当日を迎えられるし、万全の準備をしたという安心感から、自分もその場を楽しめるようになると思います。
