中小企業にも、2020年4月から「働き方改革」がやってくる。中小企業では、限られた人数の従業員で業務を行っているため、残業や休日出勤に依存しているケースも少なくない。しかし、2月上旬に大塚商会が開いた「実践ソリューションフェア2020」の東京会場では、「中小企業にとって、働き方改革はIT投資によって生産性を向上させる絶好のチャンス」と呼び掛けられた。
10年間で売り上げ倍増のノウハウを結集
2020年4月から、中小企業も「働き方改革」に本格的に取り組まなければならない。これから、残業時間や勤務時間を分単位で記録し、管理していないと法律違反になるからだ。大企業では、すでにスタートしているが、大企業に比べ、従業員の人数や資金、売上高の規模が小さい中小企業にとって、働き方改革が売上高の減少につながることはないのだろうか。
大塚商会の丸山義夫氏は「働き方改革はITで解決できる。生産性を向上させるきっかけにもなる」と言う。
働き方改革のポイントは3つだ。まず、「残業時間の上限規制」は、原則月45時間年360時間。年6回までは月45時間を超えることも認められているが、複数月で平均月80時間以内、繁忙期でも月100時間を超えることができない。続いて、「有給休暇取得の義務化」。年間5日間の有給休暇取得が義務付けられる。さらに、「同一労働、同一賃金の適用」。正社員、パート・アルバイトを問わず、同一の仕事に従事する労働者は、同一水準の賃金が支払われるべきだというルールが法文化される。
全ての企業は少ない労働時間で売り上げを確保しなければならず、その方法としてはITによって生産性向上を実現するのが効果的だ。実際、大塚商会は自社でITを活用して生産性向上を実現した。その結果、2009年から2019年の10年間に従業員一人当たりの営業利益が216万円から765万円へと約3.5倍に拡大し、休日は年間129日から136日と過去最大になり、売上高も4019億円から8022億円へとほぼ倍増している。
「照明が消えると仕事は終了」付き合い残業なしの新習慣
そして、大塚商会は、社内で成功したIT活用による生産性向上のノウハウをさまざまな商品・サービスに反映し、クライアント企業へと提供している。
例えば、タイムレコーダーを勤怠管理システム「勤次郎」につなげ、オフィスの複合機をタイムカードとしても使うという方法が紹介されていた。もし、パソコンが1人１台あるのなら個人のパソコンのログオン、ログオフを自動集計し、残業実態を正確に把握することが可能だ。
また、「みんなが仕事をしていると、自分だけ帰宅しづらい」という心理から、急ぎの仕事もないのに残業してしまうケースも多い。こうした場合、定時が来ると、オフィスを一斉消灯して帰宅を促すLED照明のシステムが効果的だ。「電気が消えたら、仕事は終わりということを習慣化すれば、付き合い残業はなくなる。残業が必要な人は、必要な箇所だけを手動で点灯できる」（丸山氏）というわけだ。
書類を電子化し、業務効率を上げる
書類を電子化することにより、仕事の効率は大きくアップする。例えば、月末に請求書の処理に追われる経理担当部署の業務改善には「RICOH Cloud OCR for 請求書」が効果的だ。複合機に用意した請求書を読み込ませると、経理部では、日付、金額、軽減税率などのデータをCSVファイルでダウンロードできる。データを入力し直す必要はなく、Excelで経理処理が可能だ。
契約書の電子化には、Adobeデジタル契約スタートパックが便利。電子帳簿保存法に完全対応しており、電子サインを使って契約書をペーパレス化。郵送すると数週間かかっていた仕事が、数分で完結。印紙代や郵送費も節約できる。
そして出張処理は基幹システム「SMILE」と情報システム「eValue」の融合を実現した「SMILE V」。出張精算する場合、パソコンを立ち上げ、「出張精算」を選択すると、出張先や期間、目的などの情報が自動入力される。交通費も乗換案内のアプリと直結し、経路や金額も入る。出張した人が仕事の合間に、ちょっとした手間で申請でき、経理処理まで自動で行える。
自宅でも、オフィスでも、会議の場所を選ばない
「どこでも内線サービス」は、パソコンと電話を同じネットワークで管理するため、仕事をする場所が縛られない。スマートフォンで内線電話をかけることが可能で、会社にかかってきた電話を個人のスマホに転送することもできる。これを使えば、どこにいても内線電話をかけられ、在宅勤務でも会社と同じように仕事ができる。
大画面コラボレーションデバイス「Microsoft Surface Hub 2S」とグループチャットソフト「Microsoft Teams」を使うと、自宅から会議に参加することも簡単だ。ホワイトボードに書き込んだ情報をパソコンの画面上で確認することができる。今年中にはバッテリー駆動も可能になる予定で、PCがどこにあっても、会社につながり、在宅でも、会社と同じように業務ができる。
パソコンと電話のネットワークの基本機能は、音声、文字、映像のコミュニケーションプラットフォーム「UNIVERGE Aspire WX」だけで実現する。通信をまるごと管理するプラットフォームで、インターネット接続を「v6プラス」に変更すれば、ネットワークは格段にスピードアップすることができる。
オフィスの通信インフラをまるごと運用代行するサービス「らくらくコミュニケーションゲートウェイ」の導入により、面倒な設定変更もスムーズに。もしもトラブルがあれば、大塚商会が対応する。無線LANを追加すれば、フリーアドレスのようなオフィスレイアウトにも対応することが可能だ。
一度に全部導入する必要なし。最適なシステムを提案
外出先にいた営業担当者が、顧客から「3か月前に注文した商品と同じものを発注したい」という依頼を受けた。その商品の情報をすぐには思い出せないし、会社に戻って調べるのも手間がかかる。そうした時、「AIチャットボットサービス」を使えば、音声で質問するだけで、社内にある商品の情報、3か月前の購買履歴、現在の在庫などの情報を取り寄せてくれる。
こうしたITサービスを使えば、仕事の効率は格段に上がり、従業員の残業は減っていくはずだ。しかし、中小企業にとって、こうしたシステムを一度に全部導入する負担は大きい。
丸山氏は「複合機、ネットワーク、基幹システム、AI、IoTなど、どこからでも、どんなシステムでも、最適なものを提供する。働き方改革のどこから手をつけていいかわからないときは、ぜひ大塚商会に相談してもらいたい」と話している。
提供：株式会社大塚商会
